По теме

Деловая переписка не утратила своей актуальности. Основными её качествами является то, что с её помощью налаживают деловые отношения, находят партнёров по бизнесу. Существуют определенные правила оформления делового письма. Итак, как правильно написать деловое письмо:

Важной особенностью в оформлении делового письма является стиль изложения содержания. Рекомендуется коротко излагать суть дела, применяя простые предложения, при этом так, что бы, не создавалось впечатления примитивности.

Излагать деловые письма следует в спокойном, ровном тоне, то есть не проявлять чрезмерную любезность, равно как и грубость. Не употреблять такие слова, как «срочно», «незамедлительно». В просьбах следует быть умеренным, в оценках сдержанным, объективным при изложении фактов. Не употреблять словосочетания такие, как «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру».

Если вам нужно отказать в чем-либо, то сначала изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при других обстоятельствах можно было бы вернуться к рассмотрению предложения. Иными словами в деловой переписке нужно соблюдать дипломатичность, юридическую грамотность в оформлении делового письма, где необходимо помимо текста использовать реквизиты. В служебную часть содержания делового письма входят:

1. Приветствие.

Обязательно в оформлении делового письма. Приветствие служит для благоприятного впечатления и преодоления психологического барьера.

Например, «Здравствуйте, … (имя, отчество адресата)

«Здравствуйте, …(безличное обращение к кому-то конкретно) господин…

«Здравствуйте,…(безличное обращение к нескольким адресатам) господа…

Если же между участниками деловой переписки сложились какие-то отношения, то приветствие можно использовать в неофициальной форме.

2. Обращение к адресату.

Обязательный элемент в оформлении делового письма. Связующее звено между приветствием и лид-абзацем. Здесь выказывается уважение адресату. Используют такие слова: «Гражданин, дорогой, товарищ, господин, уважаемый» и т.д.

3. Лид-абзац.

Одно предложение, куда входит формальная благодарность и пояснение мотивов делового письма.

4. Текст делового письма.

5. Заключительная форма вежливости.

Выполняет функцию устного прощания.

6. Подпись отправителя.

Обязательна и является заключительным элементом оформления делового письма. Она удостоверяет личность автора.

7. Постскриптум.

Необязателен. Это краткая приписка к тексту делового письма.

На главную